Wpływ pracy hybrydowej na strategie ewakuacji...

Model pracy hybrydowej na stałe wpisał się w realia funkcjonowania wielu firm. Część pracowników obecna jest w biurze tylko w wybrane dni tygodnia, pozostali wykonują swoje obowiązki zdalnie. Taka elastyczność ma wiele zalet, jednak rodzi również nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem przeciwpożarowym – szczególnie w kontekście planowania i realizacji procedur ewakuacyjnych. Jak dostosować strategie ewakuacji do rzeczywistej obecności pracowników w budynku biurowym? Oto kluczowe zagadnienia.

Zmienna liczba osób w biurze – nowa rzeczywistość

Tradycyjne strategie ewakuacji były opracowywane z założeniem pełnego obłożenia biura. Obecnie, w systemie hybrydowym, liczba przebywających na miejscu osób może się istotnie różnić w zależności od dnia tygodnia, działu czy harmonogramu pracy.

Dla zarządców budynków i specjalistów ds. PPOŻ oznacza to konieczność:
- bieżącego monitorowania obecności pracowników w biurze,
- elastycznego dostosowywania liczby koordynatorów ewakuacji,
- planowania ćwiczeń próbnych z uwzględnieniem zmiennych frekwencji.

Rola koordynatorów ewakuacji w nowym modelu pracy

Osoby wyznaczone do prowadzenia ewakuacji – tzw. liderzy lub koordynatorzy ewakuacyjni – muszą być zawsze obecne na miejscu. W systemie hybrydowym kluczowe staje się:
- tworzenie rotacyjnych grafików obecności liderów ewakuacyjnych, tak aby w każdej zmianie był dostępny odpowiedni zespół,
- wskazanie zapasowych osób przeszkolonych do przejęcia tej funkcji w razie nieobecności lidera,
- regularna aktualizacja danych kontaktowych do zespołu PPOŻ i zespołu ewakuacyjnego.

Nieobecność lidera ewakuacyjnego w krytycznym momencie może opóźnić lub zaburzyć proces ewakuacji – dlatego wymaga to proaktywnego podejścia w planowaniu.

Systemy rejestracji obecności i ich znaczenie w ewakuacji

Wprowadzenie elektronicznych systemów rejestracji wejść i wyjść – na przykład za pomocą kart dostępu – może istotnie wspierać procedury ewakuacyjne. Dzięki nim możliwe jest:
- szybkie określenie liczby osób przebywających w budynku w danym momencie,
- identyfikacja osób, które mogłyby zostać w strefie zagrożenia,
- przekazanie dokładnych danych zespołom ratowniczym po przybyciu na miejsce.

Dodatkowo, integracja systemów rejestracji z BMS (Building Management System) pozwala na automatyczne raportowanie obecności w razie alarmu.

Aktualizacja instrukcji bezpieczeństwa pożarowego

Zmiana trybu pracy wymaga także rewizji Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego (IBP). Dokument ten powinien zawierać:
- nowe założenia dotyczące liczby osób na piętrach,
- procedury postępowania w przypadku pożaru przy ograniczonej obecności personelu,
- schematy działania w sytuacji, gdy część kluczowego personelu (np. technicznego) pracuje zdalnie.

Zaktualizowana instrukcja musi być udostępniona wszystkim pracownikom – również tym pracującym w modelu hybrydowym – za pośrednictwem wewnętrznych platform informacyjnych.

Komunikacja kryzysowa a praca zdalna

W przypadku zagrożenia pożarowego lub konieczności ewakuacji, niezwykle istotna jest szybka i skuteczna komunikacja. Firmy powinny:
- wdrożyć systemy alertów SMS, e-mail lub push, które dotrą zarówno do pracowników obecnych w biurze, jak i tych pracujących zdalnie,
- upewnić się, że wszyscy pracownicy znają procedury i wiedzą, jak się zachować w razie otrzymania powiadomienia o zagrożeniu,
- prowadzić regularne testy systemów alarmowych, obejmujące również komunikację poza siedzibą firmy.

Pracownicy zdalni mogą pełnić istotną rolę w działaniach wspierających – np. informując o sytuacji klientów czy koordynując działania zewnętrzne.

Ćwiczenia ewakuacyjne w trybie mieszanym

Organizacja próbnych ewakuacji w biurach z systemem pracy hybrydowej wymaga innego podejścia. Należy:
- uwzględnić różne scenariusze obecności pracowników, np. wtorki jako dni o największym zagęszczeniu,
- przeprowadzać ćwiczenia częściowe z wybranymi zespołami w różnych dniach,
- analizować wyniki ćwiczeń nie tylko pod kątem czasu ewakuacji, ale również skuteczności komunikacji i reakcji na alarm.
Próby ewakuacyjne powinny być planowane tak, aby każda grupa pracowników miała okazję ćwiczyć minimum raz w roku.

Praca hybrydowa to nie tylko zmiana organizacyjna – to także nowe wyzwanie dla bezpieczeństwa pożarowego. Elastyczne zarządzanie personelem, aktualizacja procedur, nowoczesne narzędzia komunikacji i skuteczne szkolenia stanowią podstawę dostosowania strategii ewakuacyjnych do nowej rzeczywistości. Warto pamiętać, że ewakuacja to nie tylko reakcja na alarm – to proces, który zaczyna się znacznie wcześniej, od świadomości zagrożeń i odpowiedzialności każdego użytkownika biura.